Vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP là vấn đề có tính thách thức cao đối với người quản lý. Đặc biệt là với những nhà thuốc mới mở, phải đối mặt với hàng loạt vấn đề lớn nhỏ khác nhau. Theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết cách quản lý và vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP hiệu quả.

1. Vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP

Sau đại dịch covid-19, người dân có xu hướng quan tâm nhiều hơn đối với sức khỏe. Chính điều này đã mang đến không ít cơ hội và cả thử thách trong việc kinh doanh nhà thuốc.

Thực tế cho thấy, nhà thuốc đã vấp phải không ít khó khăn, thậm chí là không thể trụ lại trước áp lực cạnh tranh vô cùng lớn. Để dành chiến thắng, đòi hỏi bạn phải biết cách vận hành nhà thuốc sao cho hiệu quả.

Theo đó, các bước của tiến hành quản lý và vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP cụ thể như sau:

1.1. Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục kinh doanh nhà thuốc

Việc thành lập kinh doanh trong lĩnh vực, ngành nghề nào cũng cần phải có sự chấp thuận và giám sát bởi cơ quan chức năng và nhà nước. Kinh doanh nhà thuốc cũng không ngoại lệ, thậm chí còn chịu sự quản lý gắt gao hơn nhiều.

Việc nắm rõ các thủ tục, hồ sơ kinh doanh giúp nhà thuốc của bạn hoạt động trơn tru. Đặc biệt là tránh được những rắc rối không đáng có khi thanh tra y tế xuống kiểm tra.

Theo quy định, cần có đủ 4 loại giấy tờ sau mới được phép mở nhà thuốc:

Giấy chứng nhận hành nghề Dược (Sở Y tế cấp)
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Sở kế hoạch và đầu tư hoặc UBND quận/huyện cấp)
Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dược phẩm (Sở Y tế cấp)
Giấy chứng nhận nhà thuốc đạt tiêu chuẩn GPP (thường 3 năm cấp lại một lần)

2.2. Chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị

Để đạt được chứng nhận GPP, nhà thuốc cần đáp ứng được những tiêu chuẩn sau:

Diện tích: phù hợp với quy mô kinh doanh nhưng không được phép dưới 10m2 diện tích. Bố trí đầy đủ không gian trưng bày, khu bảo quản thuốc, khu ra lẻ, khu tư vấn,…

Màu sắc: dù không có quy định cụ thể nhưng nhà thuốc nên ưu tiên sử dụng ba gam màu: trắng, xanh dương và xanh lá để tối ưu hiệu quả

Sắp xếp quầy tủ: Thiết kế tủ thuốc sao cho đẹp mắt, hài hoà với tổng thể không gian. Đồng thời, mang lại sự thuận tiện cho dược sĩ bán thuốc và khách hàng dễ dàng quan sát. Tuy nhiên, cần đảm bảo thuốc được bảo quản trong trạng thái tốt nhất, tránh ánh nắng mặt trời trực tiếp.

Trang thiết bị: nhà thuốc đạt chuẩn GPP cần phải có các trang thiết bị sau:

Trang thiết bị bảo quản thuốc: tủ, quầy kệ, hệ thống chiếu sáng, nhiệt kế, ẩm kế, máy lạnh, quạt, tủ lạnh và phương tiện bảo quản lạnh phù hợp
Dụng cụ ra lẻ và bao bì ra lẻ: khay thuốc, kéo cắt thuốc, bao bì kín khí (có dán nhãn) phù hợp với từng loại thuốc, ghim, dây thun, giấy dán giá…
Các trang thiết bị khác: cân sức khoẻ, đồng hồ treo tường,…
Nhãn khu vực hàng hoá: thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, dụng cụ y tế, thực phẩm chức năng, khu biệt trữ, nơi ra lẻ thuốc, khu vực rửa tay, tài liệu nhà thuốc, sách báo,…
Các yêu cầu về hồ sơ, sổ sách: sử dụng máy để quản lý thuốc toàn diện từ khâu nhập hàng, xuất hàng, tồn trữ. Số lô, hạn dùng và nguồn gốc đều phải được lưu trữ cẩn thận, dễ tra cứu.
Dụng cụ, thiết bị phòng cháy chữa cháy: bình xịt CO2, thiết bị báo cháy,…

2.3. Hoàn thiện danh mục thuốc cần có của nhà thuốc

Vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP gồm rất nhiều công đoạn, nhưng quan trọng nhất vẫn là chuẩn bị đầy đủ các danh mục thuốc theo quy định. Như vậy mới đáp ứng được mục tiêu kinh doanh lẫn chăm sóc sức khỏe cộng đồng một cách tốt nhất.

Trước tiên, hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ danh mục thuốc được bán tại nhà thuốc. Bởi đây đều là những mặt hàng phổ thông, được sử dụng rộng rãi nên lúc nào cũng phải có sẵn để phục vụ cho người bệnh.

Tiếp theo, mới tính toán đến việc nhập các mặt hàng cần sự tư vấn về tính năng, cách sử dụng. Tùy theo nhu cầu, sức mua của từng địa phương đối mặt hàng này mà tính toán nhập ít hay nhiều. Đối với những loại thuốc khách hàng thường xuyên hỏi mua mà nhà thuốc chưa có cũng cần ghi chú lại để bổ sung kịp thời.

Đến đây, chắc hẳn không ít người thắc mắc: nguồn hàng được tìm như thế nào, lấy hàng ở đâu mới uy tín?

Bất cứ ai tìm đến nhà thuốc cũng đều mong được hết bệnh, chẳng ai muốn “tiền mất tật mang”. Thử một lần, hai lần mà vẫn chẳng hề thuyên giảm thì chắc chắn, khách hàng sẽ tìm tới nhà thuốc khác.

Đối với việc nhập thuốc hiện nay có ba nguồn chính: nhà sản xuất, chợ thuốc sỉ và thông qua trình dược viên. Một trong những nguồn nhập hàng thuốc đáng tin cậy, giá cả hợp lý mà bạn có thể tham khảo là Giá thuốc Hapu.

Với thâm niên hơn 10 năm trong ngành, sự đa dạng về chủng loại, số lượng sản phẩm thuốc là thế mạnh không thể bàn cãi. Giá thuốc Hapu tự tin đáp ứng đầy đủ nhu cầu nhập thuốc của bất kỳ nhà thuốc nào với hơn 12.000 sản phẩm có sẵn.

Đơn vị cam kết chỉ cung cấp nguồn hàng chính hãng, chất lượng cao với đầy đủ hoá đơn, chứng từ. Tuyệt đối không dùng uy tín thương hiệu được gây dựng bấy lâu để lợi dụng, lừa dối lòng tin của khách hàng.

Bên cạnh đó, website cũng được khách hàng đánh giá cao bởi tính thân thiện, dễ dàng so sánh giá và đặt mua hàng. Các chương trình khuyến mãi, giảm giá được diễn ra đều đặn thường xuyên tại nơi đây. Các chủ nhà thuốc có thể thỏa sức mua sắm mà vẫn tiết kiệm chi phí một cách tối đa.

2.4. Nhân sự của nhà thuốc

Nhân sự là một trong những yếu tố then chốt trong quy trình vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP. Bởi đây là người trực tiếp cung ứng thuốc tới tay khách hàng. Thế nhưng, để chọn được đội ngũ chất lượng lại không phải là bài toán đơn giản.

Khi lựa chọn nhân sự, quản lý nhà thuốc cần dựa theo hai tiêu chí: trình độ chuyên môn và năng lực tư vấn. Bên cạnh đó, cần tuyển chọn số lượng phù hợp với quy mô để hoạt động nhà thuốc được diễn ra bình thường.

Trong quá trình làm việc, phải đào tạo bài bản cho nhân sự. Đồng thời, thiết lập chính sách lương thưởng, đãi ngộ hợp lý và rõ ràng.

2.5. Hoạt động của nhà thuốc

Trong tiêu chuẩn “Thực hành tốt nhà thuốc” GPP, ba hoạt động chính trong một nhà thuốc gồm: mua thuốc, bán thuốc và bảo quản thuốc.

Kiểm soát chặt chặt chẽ chất lượng và quá trình bảo quản của thuốc. Đảm bảo việc bán thuốc, mua thuốc theo đơn/ không theo đơn được hiệu quả và an toàn nhất.
Giải quyết kịp thời, nhanh chóng các trường hợp liên quan tới khiếu nại và thu hồi thuốc với khách hàng
Thực hiện ghi chép, lưu trữ thông tin về thuốc trong tối đa một năm, kể từ ngày thuốc hết hạn dùng
Mọi hành vi quảng cáo bất hợp pháp, lôi kéo khách trong quá trình bán hàng đều bị nghiêm cấm tuyệt đối.

2.6. Quản lý vốn và thiết lập ngân sách

Các nhà thuốc, đặc biệt là những nhà thuốc mới mở cần đặc biệt chú ý khi quản lý nguồn vốn của mình. Thiếu hụt ngân sách trong quá trình hoạt động sẽ khiến quá trình vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP bị chệch ra khỏi “đường ray” ban đầu.

Cùng xem xét một số khoản chi phí quan trọng sau để phân bổ và tính toán dòng tiền sao cho hợp lý:

Chi phí thủ tục giấy tờ mở nhà thuốc và thuế
Chi phí thuê mặt bằng và nhân sự nhà thuốc
Chi phí đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất
Chi phí nhập hàng thuốc
Các khoản chi phí khác: chi phí marketing, chi phí nâng cấp, chi phí phần mềm quản lý,…

2.7. Xây dựng quy trình quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp

Xây dựng một quy trình quản lý nhà thuốc chuyên nghiệp giúp nhà thuốc hạn chế tối đa sai sót và rủi ro trong quá trình kinh doanh. Hãy bắt tay lên ngay một kế hoạch làm việc cụ thể trong ngày như:

Thời gian bắt đầu mở quầy từ: 8h – 22h mỗi ngày
Nhân viên ghi chép đầy đủ thông tin về hàng hoá ra trong ngày vào sổ sách, phần mềm quản lý
Sau khi hết ca làm việc, yêu cầu nhân viên tổng hợp lại

Dù đã được ghi chép kỹ lưỡng, nhưng việc quản lý tổng vẫn là vấn đề khiến nhiều chủ nhà thuốc phải đau đầu. Bởi dược vốn là một ngành có số lượng hàng hoá lớn, nhiều nhãn hiệu khác nhau. Ngay cả với những công việc thường xuyên lặp lại như: nhập hàng, bán hàng, quản lý thuốc, nâng cao chất lượng dịch vụ,… cũng phải rất “mệt mỏi” mới không xảy ra sai sót.

Do đó, các phần mềm quản lý sẽ là “trợ thủ đắc lực” giúp nhà thuốc kiểm soát tốt hơn. Thời gian và công sức kiểm kê mỗi ngày cũng được tối ưu triệt để. Chưa dừng lại ở đó, phía nhân sự cũng được quản lý dễ dàng và sát sao hơn nhiều.

Trên đây là những chia sẻ về cách Quản lý và vận hành nhà thuốc đạt chuẩn GPP. Hy vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích giúp các dược sĩ hiểu rõ hơn về quy trình vận hành nhà thuốc. Từ đó, hỗ trợ cho công việc kinh doanh của mình được thuận lợi, hiệu quả nhất.